PENTINGNYA MANAJEMEN PERBEKALAN DALAM DUNIA PERKANTORAN

1. PENGERTIAN MANAJEMEN KANTOR

Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. D.C.Denyer (1973) mengartikan kantor‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan

Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis

          Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)

2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai

pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer,1973)

3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )

5.  Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan

 perkantoran (Edwin Robinson. 1953).

6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan(Mills,1990).Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.

          Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

2. TATA USAHA, KANTOR dan SEKRETARIAT

   Seringkali orang menyamakan antara tatausaha dengan kantor. Hal ini bisa saja terjadi. Sebab Tata Usaha adalah sebahagian aktivitas dari kantor tersebut. Tata Usaha dapat juga didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas catat mencatat. Gie (2000) mendefinisikan tata usaha sebagai rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan. Apa yang dihimpun dan dicatat meliputi semua informasi yang diperlukan untuk kegiatan perusahaan/organisasi. Disini dapatlah kita katakana bahwa tata usaha adalah kegiatan dari kantor yang meliputi “catat mencatat mulai dari pengumpulan informasi, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan informasi” dengan cepat dan tepat. Cepat disini dimaksudkan informasi tersebut (surat, faktur, dokumen-dokumen,dll) sampai ditangan yang bersangkutan tidak daluwarsa (lewat waktu). Sedangkan tepat di artikan informasi yang dikerjakan memenuhi unsur keajekan (valid) yang tinggi atau dapat dipercaya dan pendistribusian informasinya tepat sasaran (orang yang memang berhak).
Kegiatan ketatausahaan (catat mencatat) dilakukan pada suatu tempat/ruang. Tempatnya tersebut dinamakan kantor (office). Terkadang kantor ini dinamakan juga dengan sebutan “sekretariat”. Dengan demikian kantor atau sekretariat tempat dilakukannya berbagai aktivitas ketatausahaan.

3.PERANAN KANTOR

          Dibawah tahun 1970-an pekerjaan kantor pada umumnya dipandang sebagai kegiatan dalam perusahaan/organisasi sebagai pekerjaan yang tidak begitu penting. Pekerjaan kantor ditandai oleh adanya kepala-kepala kantor (disebut juga dengan Kepala Tata Usaha) dengan surat-surat yang ditimbun di atas meja dalam ruangan yang jelek, gelap dan sesak dengan berbagai dokumen-dokumen arsip. Sekarang kondisi tersebut perlahan-lahan mulai terkikis dan berkembang ke arah kemajuan seiring dengan meluasnya ruang lingkup kantor dan kemajuan teknologi.

Kalau dulu orang-orang kantor disibukkan oleh hal-hal yang bersifat catat mencatat, maka sekarang bukan saja oleh kegiatan tersebut tetapi dituntut lebih untuk menghasilkan informasi (keterangan) yang tepat dan cepat. Oleh karena itu bila kita lihat kantor-kantor terutama didaerah perkotaan dan industri yang telah maju, kondisi kantor seperti tahun 70-an akan sangat jauh berbeda.

   Kantor-kantor dewasa ini telah ditata demikian rupa, menggunakan teknologi yang modern (komputer, fax, internet) dan orang-orang kantor yang professional untuk memberikan pelayanan pada semua pihak yang membutuhkan. Penampilan orang kantor yang rapi (dasi dan pakaian seragamnya) menambah citra kantor tersebut menjadi pusat pelayanan informasi yang meyakinkan. Perubahan kantor demikian terjadi karena semakin kompleknya tuntutan pekerjaan di kantor. Kalau dulu orang-orang kantor lebih cendrung dituntut untuk dapat memberikan pelayanan pada intern organisasi (perusahaan) tetapi dewasa ini orang-orang kantor juga harus memberikan pelayanan pada semua pihak dan lini organisasi (lower, middle and top), pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan informasi. Informasi/keterangan ini harus disajikan dengan akurasi yang tepat dan cepat. Sudah tentu informasi yang boleh diberikan sesuai dengan kewenangan masing-masing kantor organisasi yang bersangkutan. Lihatlah hampir semua organisasi (baik itu swasta maupun pemerintah) selalu ada kantor, ada kantor yang berfungsi sebagai pengelolaan: manusia (Kantor Kepegawaian), barang (Kantor Perbekalan/Barang), penjualan (Kantor Pemasaran), produksi (Kantor Pabrik), pelayanan masyarakat (Kantor Humas), dan lain sebagainya. Hampir semua organisasi memiliki lebih dari satu kantor, dan hampir dipastikan semua organisasi informasinya dikelola dari kantor. Dengan demikian sebuah organisasi yang formal tidak mungkin bisa jalan tanpa kantor dan kegiatan kantor dipastikan ada pada setiap level organisasi.
          Dengan bertambahnya tuntutan akan pelayanan yang harus diberikan oleh orang-orang kantor, maka ruang lingkup pekerjaan kantorpun semakin kompleks. Dengan semakin kompleknya pekerjaan kantor maka peranan manajemen kantorpun semakin berkembang, yang menuntut optimalisasi penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor. Penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor ini akan menghasilkan pelayanan yang optimal, kualitas prima dengan biaya yang rendah dan efisiensi yang tinggi. Bila sebaliknya (pelayanan yang dihasilkan berkualitas tinggi namun dengan biaya yang tinggi) ini menunjukkan belum berhasilnya penerapan fungsi manajemen di kantor tersebut.
             Pada suatu organisasi/perusahaan mulai dari level atas (top) sampai level bawah (lower) sudah pasti ada kantor dan kegiatan-kegiatan kantor. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi (unit-unit yang ada) pasti terjadi hubungan kantor. Dengan kata lain hubungan kantor dipakai oleh setiap unit orgaisasi dalam berkomunikasi antar mereka baik komunikasi up ward (dari atas kebawah), down ward (dari bawah ke atas) maupun diagonal (komunikasi silang). Hubungan kantor disini adalah kontak antara segenap satuan (unit-unit) organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan (informasi) dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksana pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya berujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam wakat lainnya. Hubungan kantor ini terjadi baik pada organisasi pemerintah, swasta, perorangan ataupun organisasi kemasyarakatan.

          Secara umum kantor mempunyai beberapa peranan pokok. Perananya itu diujudkan dalam bentuk pelayanan pada semua pihak baik bersifat operatif, komunikasi dan hubungan antar sesama.

Beberapa peranan kantor antara lain :

* Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi.
* Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan (informasi)

* Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena fungsinya sebagaipusa tingatan.

* Memberikan informasi sesuai wewenangnya.

4. CIRI KEGIATAN KANTOR

        Beberapa ciri kegiatan manajemen kantor yang membedakannya dengan kegiatan bidang-bidang lainya, diantarannya :

1.Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak/orang

2.Merembes & dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

3.Hasil akhirnya (output) berupa informasi.

Ciri pertama menyatakan bawah kegiatan manajemen kantor berupa pelayanan pada semua pihak. Hal ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. Terry (1974) memyatakan bahwa “……….sebagai pekerjaan pelayanan juga mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan (facilitating function) yang dilakukan untuk menolong perkerjaan-perkerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif”. Ini berarti kantor sebagai unit yang tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan.
Pengertian di atas cukup jelas bagi kita bahwa tujuan sebuah kantor adalah untuk memberikan pelayanan pada semua pihak, baik untuk karyawan, pimpinan, unit-unit maupun masyarakat pengguna jasa organisasi.

Sesuatu yang sangat kita herankan, bila seorang staf kantor tidak mempunyai sifat untuk melayani, angkuh dan memiliki perasaaan lebih tinggi dari kliennya. Padahal salah satu fungsi yang harus dia jalankankan adalah untuk melayani orang/unit lain. Ini menunjukkan ketidakmengertian staf yang bersangkutan akan fungsi dan ciri dari sebuah kantor.
         Ciri selanjutnya adalah merembes dan dilaksanakan oleh segenap bagian dalam organisasi. Hal ini mengandung makna bahwa kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi. Dalam kaitan ini Littlefiedl dan Peterson (……..) menyatakan bahwa : The office is not likely to be found in one location, it is even somewhat misleading to use the term. Instead, we find office activities being carried out in all parts of the organization. All phases of management requite office service; this is true for all kinds of all levels of management”
(Kantor tidak hanya terdapat pada satu tempat, suatu kekeliruan bila beranggapan kantor hanya pada satu tempat. Sebagai ganti kantor kita menemukan kegiatan-kegiatan kantor dilakukan dalam semua bagian dari organisasi. Semua tahap manajemen memerlukan pelayanan kantor; ini berlaku bagi semua tingkat manajemen)

Dari pernyataan tersebut jelas bahwa pekerjaan kantor terdapat pada semua unit-unit yang ada dalam organisasi bersangkutan. Meskipun unit tersebut tidak dispesifikkan mengerjakan pekerjaan kantor, tetapi disana tetap ada aktivitas kantor.
             Sebagai contoh: ambillah sebuah unit produksi. Ketika produksi selesai perlu dibuat laporan hasil produksi, jumlah pengiriman, biaya dan seterusnya. Termasuk juga daftar (absensi) pekerja. Nah pembuatan kegiatan tersebut, sesungguhnya sudah melakukan aktivitas kantor.

Ciri yang ketiga dari manajemen kantor adalah hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data-data yang bisa dipercaya untuk kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi dari kantor antara lain: pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan organisasi dan lain sebaganya. Tentunya informasi yang disampaikan dibatasi oleh aturan organisasi dan hukum yang berlaku.

5. Silang Pendapat antara Manajemen dan AdministrasiSering orang menanyakan mana yang lebih luas antara administrasi dengan manajemen? Menurut Terry dalam Office Management and Control (1996) sejak sekitar tahun 1960 sebutan administrative manager memperoleh penerimaan luas untuk menggantikan office manager karena lebih tepat melukiskan tugas pengelolaan informasi. Kini diakui bahwa seorang manejer administrative bukan lagi sekedar pimpinan dari para juru tulis dalam kantor melainkan seorang pejabat yang berkedudukan sebagai anggota penuh dari pimpinan organisasi. Perannya adalah sama pentingnya seperti pejabat-pejabat pimpinan dalam berbagai bidang kerja lainnya.

Pendapat Terry di atas jelas menunjukkan pada fungsi administrasi dan memberi ruang untuk menyamakan antara administrasi dengan menajemen. Tetapi bila anda temukan ada beberapa ahli yang membedakan antara administrasi dengan manajemen. Pada umumnya pendapat ahli tersebut dapat kita rangkum dalam kelompok sebagai berikut:

1. Kelompok yang menyatakan manajemen lebih luas dari administrasi. Kelompok ini berasumsi administrasi adalah kegiatan catat mencatat atau administrasi di anggap sebagai kegiatan tata usaha semata atau mengartikan administrasi dalam arti sempit.

2. Kelompok kedua menyatakan administrasi lebih luas dari manajemen. Kelompok ini mengartikan administrasi dalam arti luas, yaitu administrasi sebagai kegiatan yang menghasilkan kebijakan-kebijakan, pembuatan prosedur, penentuan arah organisasi dan sebagainya. Kebijakan-kebijakan ini nantinya akan dijalankan oleh manajer yang berada pada level menengah dan level operasional organisasi. Kelompok ini pada hakekatnya menyamakan administrasi dengan Top Executive yang terkadang disebut dengan Administratur.

3. Kelompok yang tidak membedakan antara administrasi dengan manajemen. Kelompok ini sering menggunakan kedua istilah tersebut secara bergantian. Disini diartikan administrasi dalam arti luas dan dalam arti sempit. Dalam arti luar administrasi berarti meliputi semua kegiatan perencanaan, pengorganisasian, actuating dan controlling tentang aktivitas perusahaan, baik ativitas kantor, keuangan, pemasaran dan sebagainya. Sedangkan dalam arti sempit administrasi hanya sebagai kegiatan ketatausahaan atau kegiatan catat mencatat.

BAB 1

PENDAHULUAN

Pengertian Manajemen Kantor

           Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1.  Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)

2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai(J.C.Denyer,1973).

3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun.”(LittlefielddanPeterson,)

5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).

6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yangsudahditentukan(Mills,1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahamifungsidarikantor.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

BAB 3 

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Manajemen perbekalan adalah kegiatan untuk mengolah sistem manajemen agar sistem manajemen dalam sebuah perusahaan / kantor berjalan dengan baik.

Dalam sebuah kantor perlu adanya manajemen perbekalan kerena sangat penting kegunaannya.manajemen perbekalan sangat erat hubungannya dengan manajemen perkantoran, oleh karena itu kita juga harus mengetahui apa arti manajemen perkantoran.

Manajemen perkantoran adalah kegiatan mengolah, merencanakan dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana setiap hasil akhir kegiatan kantor ditentukan dengan pengelolaan manajemen yang baik.

B.     KRITIK dan SARAN

   

              Penulis sangat sadar bahwa dalam penulisan makalah ini jauh dari kata cukup, sebab itu penulis mengharapkan kritikan yang membangun bagi penulis guna memperbaiki makalah yang selanjutnya.